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Seepln五步法:轻松应对IFRS 16/ ASC 842租赁新准则

原创 : Seepln IFRS 16租赁管理实践 11月8日

五步法轻松应对租赁新准则:
--- 评估业务影响
--- 制定应对战略
--- 明确项目计划
--- 选择解决方案
--- 软件及项目实施

文 | Seepln准则研究团队

2019年1月1日开始,IFRS 16/ ASC 842租赁新准则即将开始生效,承租人经营租赁资产将纳入企业资产负债表,零售连锁、航空、旅游休闲、交通运输等行业可能成为受租赁新准则影响最为显著的行业。

上篇文章中《敲黑板!租赁新准则2019年1月1日起执行,这些企业将深受影响!》,我们重点介绍了新准则带来的财务和经营影响,本文将继续带您探索应对新准则变化的五步法模型。

有人称新的IFRS 16准则是有史以来最大的准则变化,数万亿价值的房地产和设备租赁将进入资产负债表,影响从财务指标、债务契约到采购策略和高管薪酬的方方面面。

Seepln专家团队从2年多以来的租赁新准则最佳实践出发,总结出如下五步法模型与您交流分享。

做好五步法,轻松应对租赁新准则:
(1) 评估业务影响
(2) 制定应对战略
(3) 明确项目计划
(4) 选择解决方案
(5) 软件及项目实施

>>>> 评估业务影响

五步法的第一步,您首先需要了解和估算IFRS 16/ASC 842租赁新准则对于企业的业务影响。包括:

1. 准则影响测算,做到心中有数。

2. 利益相关方谈判,做到有备无患。

>>>> 制定应对战略

1. 明确影响部门和人员角色

当开始考虑IFRS 16或ASC 842的应对战略时,您首先需要考虑的事情之一是谁应该在您的租赁会计项目团队中。最好的策略是从受新租赁准则影响的群体中获得跨职能的代表。财务、租赁管理、运营、采购、IT和法务部门都可能在您的团队成员清单当中。

2. 召开前期会议

召开项目前期会议,宣布租赁新准则的相关要求、时间表,说明准则变化可能带来的影响,建立应对租赁新准则的统一而清晰的目标,明确各部门在项目当中的角色分工。

3. 准则详细解读

接下来,为了明确2019年1月1日新准则实行后您期待达到的状态,还需要进一步清晰、准确而全面的了解准则要求。您可以着手组织内部研讨学习会,或借助外部专业人士的培训,提升整个团队对IFRS 16/ASC 842的理解。

Seepln准则研究团队准备了IFRS 16/ASC 842准则实践研究报告可供您翻阅以增进了解,点击获取“准则详解PDF”。

4. 业务需求收集

除准则要求之外,各部门的经营决策和管理流程影响也是您在此项目当中需要考虑的重要部分。因而还需要开展深入调研,以了解各部门的业务管理需求目标,形成整个公司层面租赁管理及核算的系统布局全景。

5. 现状评估

明确准则和业务层面的需求和目标后,需要针对企业当前租赁核算及管理现状展开评估,主要涉及以下层面:

--- 合同层面

盘点存量合同:哪些是租赁合同,哪些是非租赁?或进行合同拆分,哪些是租赁部分,哪些是非租赁部分?合同数量有多少?种类有哪些?符合豁免条款的比例如何?

理清合同和资产:租赁合同中涉及哪些类型的使用权资产?合同和资产的关系是否清晰?资产数量有多少?

合同复杂度调查:是否存在转租,合同变更、提前终止等情况?承租方和使用方是否一致,是否涉及租赁分摊?

--- 数据层面

当前合同数据储存在哪里?是否全面记录了新准则财务核算和租赁业务管理所需的全部信息?有多少部门和人员需要接触租赁相关数据?

--- 系统层面

当前数据是否有系统存储?数据是否结构化?财务核算系统是否满足新准则要求?租赁管理系统是否满足业务需求?哪些系统需要与租赁数据对接?

6. 差异分析

理清TO BE(目标)和AS IS(现状)后,您可以开展对差异的逐条对比分析。可参考以下示例模型完成分析。

7. 初步形成应对战略

基本明确了差异和需求,您就可以开始了解实现路径,进行总体方案的评估,形成初步应对战略。总体来看解决方案可分为三大类,对比如下:

>>>> 五步法模型:明确项目内容和计划

租赁核算及管理将会是非常具有投资回报率的项目。加强租赁相关的数据、流程和管控,将帮助您减少人为判断,避免差错疏漏,从而为您的企业节约大量的租赁开支。在您确定了基本的应对策略和框架后,为了进一步推进项目进程,您还需要:

(1) 明确项目需求

明确项目需求将是您成功适用新准则的良好开端。一般来说,我们从评估测算、租赁核算和租赁管理三个角度来考量您的项目需求。

► 评估和准则测算:

模拟财务报告、税务策略、债务和租赁计划的影响。

► 租赁核算:

租赁数据收集及存储:租赁数据收集及存储:合同录入/扫描/上传/导入

合同管理:新增、变更、终止及差错更正

自动分录:初始计量、后续计量、变更及终止计量、差错更正计量

自动报告:IFRS 16/ASC 842 套表

相关系统对接: ERP总账、付款、报销、资产管理等

► 租赁管理:

租前:合同测算、租赁预算

租中:流程管控

租后:数据分析、管理报告

(2) 明确项目计划

完成IFRS 16/ASC 842新会计准则的要求需要多长时间? 预计需要从3-6个月到6-12个月不等。实际上,需要完成现状评估、明确项目需求后,预估才会比较准确。根据我们的经验,项目实施时间框架将受以下因素影响:

租赁业务的复杂性
租赁会计的现状水平
关键利益相关者参与程度

以下15个因素将影响您适用新租赁会计标准所需的时间:

► 租赁业务的复杂性

要评估租赁计划的复杂程度,请考虑:

如果上述几个问题您的答案是“超过”,那么您的租赁计划相当复杂。但如果您的数据质量较高,那么这可能是一个相对简单的过程。

► 租赁会计的数据质量

► 关键利益相关者参与程度

与任何项目一样,时间表将受到关键利益相关者参与程度的影响。租赁核算及管理项目也存在同样的挑战。

Seepln准则研究团队为您准备了“IFRS 16/ASC 842租赁项目计划示例”,点击获取“IFRS 16/ASC 842租赁项目计划示例”

(3) 制定项目预算

设定时间表并确保必要的预算将是您的租赁项目成功的两个关键因素。一般来说,租赁项目中您可以考虑为以下几项工作制定预算。

► 新准则影响测算及规划

您可能需要外部顾问的帮助来评估对您的财务报告、税务策略、债务和租赁计划的影响。您还需要对当前的租赁管理和会计现状进行评估。模拟测算新准则推行后,新的利息费用、折旧成本、租赁资产负债及重要比率的财务数据,做到心中有数。

► 租赁会计软件

您可以根据需求选择租赁会计软件,一般至少包含以下功能:

建立租赁合同数据库:如记录开始和结束日期、基数和可变租金,终止、变更和买断选项;存储所有相关的主租赁协议,时间表,采购订单和发票。

自动凭证:自动生成符合美国GAAP和IFRS标准的日记帐分录。

自动报告:自动出具IFRS 16/ ASC 842准则报告。

系统集成:自动对接ERP、付款、报销等相关信息系统。

企业级租赁会计软件通常根据最终用户的数量或租赁合同的数量来定价。成本将根据您选择的软件部署模型而有所不同。您可以让您的IT团队在您自己的数据中心运行该软件,或者订阅云中提供的软件即服务(SaaS)。

► 软件实施

与任何应用程序一样,租赁会计软件的标准版本可能无法完全满足您的业务的特定需求。您需要一些自定义以匹配您的特定业务流程、会计政策和租赁过程。为确保您的租赁会计软件始终处于最新状态,您需要将其与其他企业应用程序集成,例如ERP,总帐,应付帐款,资产管理和租赁管理系统。

您需要对新应用程序执行功能测试,然后您需要做软件培训并推广到更广的用户范围,其中可能包括租赁管理,应付账款和运营团队的成员。

(4) 进入立项流程

最后您需要整理好相关资料,形成立项报告,进入立项流程。不同企业的立项要求、流程和时间长短都各有不同,您可根据自身的情况进行安排。

>>>> 五步法模型:选择解决方案

当您已经基本理清符合企业实际情况的项目需求,也形成了比较明确的项目计划和预算,选择解决方案的过程就会越发简单和清晰。项目目标和需求的满足程度,以及项目计划/预算的匹配情况都是重要的决策指标。

从项目需求的角度,很多企业要根据自身情况,平衡长期目标和短期需要。沿时间先后顺序,企业一般遇到的第一个难题和需求,是IFRS 16/ASC 842新准则的各方影响评估测算。紧接着为符合新准则对外披露的要求,便需要开始着手搭建租赁数据库,形成新准则的会计分录和分类账,出具符合新准则要求的报表。满足租赁核算的需求后,很多企业会重点提升自身的租赁管理水平,加强对租赁合同和租赁资产的全流程管理,对租赁组合进行多维分析和绩效评价,优化租赁决策模型。

优秀的解决方案除了要满足企业对外报告的短期需要外,还需要具有可扩展性,在企业内部租赁管理提升的方向上具备良好的前瞻性和功能支撑。从功能来看,优秀的解决方案应具备如下功能:

综合我们目前了解到的IFRS 16/ASC 842的解决方案,大概分为三种类型:租赁专业软件、Excel手工半自动,及ERP二次开发。根据我们对用户的走访调研,功能满足程度对比如下:

企业可根据自身的所处阶段、已有信息系统建设情况、项目时间和预算要求等情况综合分析,选择最适合的实际情况的解决方案。

>>>> 软件及项目实施

在选择解决方案后,租赁项目下一步是软件安装及项目实施。对于本地运行的软件,您可能需要准备符合要求的硬件环境用于软件的安装配置。如果您选择SaaS模型,则不需要现场安装,但仍需要进行一些配置。

与其他软件一样,供应商提供的标准版本可能无法满足您业务的特定需求。您需要请服务商协助配置符合企业要求的合同信息、业务流程和管理要求,还可能需要将租赁系统与ERP及其他相关系统集成。

项目实施过程一般包含如下几个阶段:

值得您重视的一点是,对大多数公司而言,数据收集和上传过程将是实施租赁项目的最耗时的一环。因大多数公司的租赁数据难以集中存储,分散在Excel表格和信息系统中,甚至有些租约可能只存放在文件柜中,因而需要提早做安排。

另一个关键的成功因素是确保项目发起人、执行团队以及相关的企业高层领导对项目的支持和投入,您将需要专门的项目管理者,以确保项目按计划、范围和预算如约进行。

以上是我们轻松应对租赁新准则五步法模型的全部内容,在五步法的末尾,Seepln准则研究团队为您准备了“轻松应对新准则-企业评估自查问卷”,点击获取“轻松应对新准则-企业评估自查问卷”

Seepln五步法:轻松应对IFRS 16/ ASC 842租赁新准则

原创 : Seepln IFRS 16租赁管理实践 11月8日

五步法轻松应对租赁新准则:
--- 评估业务影响
--- 制定应对战略
--- 明确项目计划
--- 选择解决方案
--- 软件及项目实施

文 | Seepln准则研究团队

2019年1月1日开始,IFRS 16/ ASC 842租赁新准则即将开始生效,承租人经营租赁资产将纳入企业资产负债表,零售连锁、航空、旅游休闲、交通运输等行业可能成为受租赁新准则影响最为显著的行业。

上篇文章中《敲黑板!租赁新准则2019年1月1日起执行,这些企业将深受影响!》,我们重点介绍了新准则带来的财务和经营影响,本文将继续带您探索应对新准则变化的五步法模型。

有人称新的IFRS 16准则是有史以来最大的准则变化,数万亿价值的房地产和设备租赁将进入资产负债表,影响从财务指标、债务契约到采购策略和高管薪酬的方方面面。

Seepln专家团队从2年多以来的租赁新准则最佳实践出发,总结出如下五步法模型与您交流分享。

做好五步法,轻松应对租赁新准则:
(1) 评估业务影响
(2) 制定应对战略
(3) 明确项目计划
(4) 选择解决方案
(5) 软件及项目实施

>>>> 评估业务影响

五步法的第一步,您首先需要了解和估算IFRS 16/ASC 842租赁新准则对于企业的业务影响。包括:

1. 准则影响测算,做到心中有数。

2. 利益相关方谈判,做到有备无患。

>>>> 制定应对战略

1. 明确影响部门和人员角色

当开始考虑IFRS 16或ASC 842的应对战略时,您首先需要考虑的事情之一是谁应该在您的租赁会计项目团队中。最好的策略是从受新租赁准则影响的群体中获得跨职能的代表。财务、租赁管理、运营、采购、IT和法务部门都可能在您的团队成员清单当中。

2. 召开前期会议

召开项目前期会议,宣布租赁新准则的相关要求、时间表,说明准则变化可能带来的影响,建立应对租赁新准则的统一而清晰的目标,明确各部门在项目当中的角色分工。

3. 准则详细解读

接下来,为了明确2019年1月1日新准则实行后您期待达到的状态,还需要进一步清晰、准确而全面的了解准则要求。您可以着手组织内部研讨学习会,或借助外部专业人士的培训,提升整个团队对IFRS 16/ASC 842的理解。

Seepln准则研究团队准备了IFRS 16/ASC 842准则实践研究报告可供您翻阅以增进了解,点击获取“准则详解PDF”。

4. 业务需求收集

除准则要求之外,各部门的经营决策和管理流程影响也是您在此项目当中需要考虑的重要部分。因而还需要开展深入调研,以了解各部门的业务管理需求目标,形成整个公司层面租赁管理及核算的系统布局全景。

5. 现状评估

明确准则和业务层面的需求和目标后,需要针对企业当前租赁核算及管理现状展开评估,主要涉及以下层面:

--- 合同层面

盘点存量合同:哪些是租赁合同,哪些是非租赁?或进行合同拆分,哪些是租赁部分,哪些是非租赁部分?合同数量有多少?种类有哪些?符合豁免条款的比例如何?

理清合同和资产:租赁合同中涉及哪些类型的使用权资产?合同和资产的关系是否清晰?资产数量有多少?

合同复杂度调查:是否存在转租,合同变更、提前终止等情况?承租方和使用方是否一致,是否涉及租赁分摊?

--- 数据层面

当前合同数据储存在哪里?是否全面记录了新准则财务核算和租赁业务管理所需的全部信息?有多少部门和人员需要接触租赁相关数据?

--- 系统层面

当前数据是否有系统存储?数据是否结构化?财务核算系统是否满足新准则要求?租赁管理系统是否满足业务需求?哪些系统需要与租赁数据对接?

6. 差异分析

理清TO BE(目标)和AS IS(现状)后,您可以开展对差异的逐条对比分析。可参考以下示例模型完成分析。

7. 初步形成应对战略

基本明确了差异和需求,您就可以开始了解实现路径,进行总体方案的评估,形成初步应对战略。总体来看解决方案可分为三大类,对比如下:

>>>> 五步法模型:明确项目内容和计划

租赁核算及管理将会是非常具有投资回报率的项目。加强租赁相关的数据、流程和管控,将帮助您减少人为判断,避免差错疏漏,从而为您的企业节约大量的租赁开支。在您确定了基本的应对策略和框架后,为了进一步推进项目进程,您还需要:

(1) 明确项目需求

明确项目需求将是您成功适用新准则的良好开端。一般来说,我们从评估测算、租赁核算和租赁管理三个角度来考量您的项目需求。

► 评估和准则测算:

模拟财务报告、税务策略、债务和租赁计划的影响。

► 租赁核算:

租赁数据收集及存储:租赁数据收集及存储:合同录入/扫描/上传/导入

合同管理:新增、变更、终止及差错更正

自动分录:初始计量、后续计量、变更及终止计量、差错更正计量

自动报告:IFRS 16/ASC 842 套表

相关系统对接: ERP总账、付款、报销、资产管理等

► 租赁管理:

租前:合同测算、租赁预算

租中:流程管控

租后:数据分析、管理报告

(2) 明确项目计划

完成IFRS 16/ASC 842新会计准则的要求需要多长时间? 预计需要从3-6个月到6-12个月不等。实际上,需要完成现状评估、明确项目需求后,预估才会比较准确。根据我们的经验,项目实施时间框架将受以下因素影响:

租赁业务的复杂性
租赁会计的现状水平
关键利益相关者参与程度

以下15个因素将影响您适用新租赁会计标准所需的时间:

► 租赁业务的复杂性

要评估租赁计划的复杂程度,请考虑:

如果上述几个问题您的答案是“超过”,那么您的租赁计划相当复杂。但如果您的数据质量较高,那么这可能是一个相对简单的过程。

► 租赁会计的数据质量

► 关键利益相关者参与程度

与任何项目一样,时间表将受到关键利益相关者参与程度的影响。租赁核算及管理项目也存在同样的挑战。

Seepln准则研究团队为您准备了“IFRS 16/ASC 842租赁项目计划示例”,点击获取“IFRS 16/ASC 842租赁项目计划示例”

(3) 制定项目预算

设定时间表并确保必要的预算将是您的租赁项目成功的两个关键因素。一般来说,租赁项目中您可以考虑为以下几项工作制定预算。

► 新准则影响测算及规划

您可能需要外部顾问的帮助来评估对您的财务报告、税务策略、债务和租赁计划的影响。您还需要对当前的租赁管理和会计现状进行评估。模拟测算新准则推行后,新的利息费用、折旧成本、租赁资产负债及重要比率的财务数据,做到心中有数。

► 租赁会计软件

您可以根据需求选择租赁会计软件,一般至少包含以下功能:

建立租赁合同数据库:如记录开始和结束日期、基数和可变租金,终止、变更和买断选项;存储所有相关的主租赁协议,时间表,采购订单和发票。

自动凭证:自动生成符合美国GAAP和IFRS标准的日记帐分录。

自动报告:自动出具IFRS 16/ ASC 842准则报告。

系统集成:自动对接ERP、付款、报销等相关信息系统。

企业级租赁会计软件通常根据最终用户的数量或租赁合同的数量来定价。成本将根据您选择的软件部署模型而有所不同。您可以让您的IT团队在您自己的数据中心运行该软件,或者订阅云中提供的软件即服务(SaaS)。

► 软件实施

与任何应用程序一样,租赁会计软件的标准版本可能无法完全满足您的业务的特定需求。您需要一些自定义以匹配您的特定业务流程、会计政策和租赁过程。为确保您的租赁会计软件始终处于最新状态,您需要将其与其他企业应用程序集成,例如ERP,总帐,应付帐款,资产管理和租赁管理系统。

您需要对新应用程序执行功能测试,然后您需要做软件培训并推广到更广的用户范围,其中可能包括租赁管理,应付账款和运营团队的成员。

(4) 进入立项流程

最后您需要整理好相关资料,形成立项报告,进入立项流程。不同企业的立项要求、流程和时间长短都各有不同,您可根据自身的情况进行安排。

>>>> 五步法模型:选择解决方案

当您已经基本理清符合企业实际情况的项目需求,也形成了比较明确的项目计划和预算,选择解决方案的过程就会越发简单和清晰。项目目标和需求的满足程度,以及项目计划/预算的匹配情况都是重要的决策指标。

从项目需求的角度,很多企业要根据自身情况,平衡长期目标和短期需要。沿时间先后顺序,企业一般遇到的第一个难题和需求,是IFRS 16/ASC 842新准则的各方影响评估测算。紧接着为符合新准则对外披露的要求,便需要开始着手搭建租赁数据库,形成新准则的会计分录和分类账,出具符合新准则要求的报表。满足租赁核算的需求后,很多企业会重点提升自身的租赁管理水平,加强对租赁合同和租赁资产的全流程管理,对租赁组合进行多维分析和绩效评价,优化租赁决策模型。

优秀的解决方案除了要满足企业对外报告的短期需要外,还需要具有可扩展性,在企业内部租赁管理提升的方向上具备良好的前瞻性和功能支撑。从功能来看,优秀的解决方案应具备如下功能:

综合我们目前了解到的IFRS 16/ASC 842的解决方案,大概分为三种类型:租赁专业软件、Excel手工半自动,及ERP二次开发。根据我们对用户的走访调研,功能满足程度对比如下:

企业可根据自身的所处阶段、已有信息系统建设情况、项目时间和预算要求等情况综合分析,选择最适合的实际情况的解决方案。

>>>> 软件及项目实施

在选择解决方案后,租赁项目下一步是软件安装及项目实施。对于本地运行的软件,您可能需要准备符合要求的硬件环境用于软件的安装配置。如果您选择SaaS模型,则不需要现场安装,但仍需要进行一些配置。

与其他软件一样,供应商提供的标准版本可能无法满足您业务的特定需求。您需要请服务商协助配置符合企业要求的合同信息、业务流程和管理要求,还可能需要将租赁系统与ERP及其他相关系统集成。

项目实施过程一般包含如下几个阶段:

值得您重视的一点是,对大多数公司而言,数据收集和上传过程将是实施租赁项目的最耗时的一环。因大多数公司的租赁数据难以集中存储,分散在Excel表格和信息系统中,甚至有些租约可能只存放在文件柜中,因而需要提早做安排。

另一个关键的成功因素是确保项目发起人、执行团队以及相关的企业高层领导对项目的支持和投入,您将需要专门的项目管理者,以确保项目按计划、范围和预算如约进行。

以上是我们轻松应对租赁新准则五步法模型的全部内容,在五步法的末尾,Seepln准则研究团队为您准备了“轻松应对新准则-企业评估自查问卷”,点击获取“轻松应对新准则-企业评估自查问卷”

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